Huishoudelijk Reglement

Huishoudelijk Reglement
Versie 15-09-2009

Hoofdstuk 1: Algemene bepaling omtrent het huishoudelijk reglement

Artikel 1: Dit reglement dient tot regeling van de interne aangelegenheden van de vereniging, voor zover de statuten daarin niet voorzien.

Artikel 2: Wijziging huishoudelijk reglement.
a. De ledenvergadering kan met een volstrekte meerderheid der uitgebrachte stemmen besluiten tot wijziging van het reglement.
b. Bij de oproeping tot een vergadering waarin zal worden besloten tot wijziging, dient de tekst van de voorgestelde wijziging te worden vermeld. Deze tekst moet tenminste 7 dagen voor de vergadering bij alle leden bekend zijn.
c. Wijziging van dit reglement kan geschieden op voorstel van het bestuur of van tenminste 10 stemgerechtigde leden.

Artikel 3: Aanneming van dit reglement impliceert het vervallen van de bestaande reglementen. Dit reglement treedt in werking na aanneming door de Algemene Ledenvergadering (ALV).

Hoofdstuk 2: Het Bestuur

Artikel 4: Algemeen. Het bestuur heeft de leiding van de vereniging. Het bestuur bestaat uit een door de ledenvergadering te bepalen aantal van tenminste vijf personen, die in functie door de ledenvergadering worden benoemd uit de leden. Het bestaat uit een voorzitter, secretaris, penningmeester en commissarissen. Deze functies zullen hieronder worden omschreven. Een bestuurslid kan door de ALV worden geschorst bij vergaande nalatigheid in de uitoefening van zijn functie of in geval van schromelijke overtreding van de bepalingen der statuten of van het huishoudelijk reglement.
De voorzitter: Deze heeft de leiding van zowel de bestuurs- als de ledenvergaderingen. Hij draagt zorg voor de representatie van de vereniging. De voorzitter kan de leiding van de vergadering tijdelijk overdragen aan een technisch voorzitter. De vicevoorzitter, de secretaris, neemt bij ontstentenis of belet van de voorzitter zijn functie waar.
De secretaris: Deze is belast met het voeren van correspondentie, het bekend maken van vergaderingen, met het opmaken en bijhouden van de ledenlijst, met de aanmelding van nieuwe leden, het opmaken van het jaarverslag en de verzorging van het archief.
De penningmeester: Deze is belast met het beheer van de geldmiddelen van de vereniging. Hij is verplicht van alle inkomsten en uitgaven nauwkeurig boek te houden. In geval van een dreigende door de kascommissie bevonden substantiële overschrijding van één of meer begrotingsposten dient de penningmeester de vereniging hieromtrent ten spoedigste te informeren en dient hij een aanvullende begroting in.
De commissarissen: dit zijn de overige leden van het bestuur.
Bij bestuurswisselingen dienen de leden van het kernbestuur, dat inhoudt de voorzitter, de secretaris en de penningmeester, gedurende 2 maanden na de bestuurswisseling de nieuw gekozen kernbestuursleden te begeleiden.

De kascommissie: Deze commissie bestaat uit twee personen, die geen deel mogen uitmaken van het bestuur. Zij dient jaarlijks door de ALV te worden benoemd. Zij onderzoekt, tenminste twee maal per jaar (halverwege het clubjaar en voor de bestuursoverdracht) of de penningmeester aan zijn verplichtingen voldoet.

Artikel 5: In tussentijdse vacatures in het bestuur wordt zo spoedig mogelijk voorzien. Zo lang er geen nieuw bestuurslid is gevonden neemt een ander bestuurslid deze functie waar.

Artikel 6: Het bestuur vergadert zo dikwijls als de voorzitter of een bestuurslid dit noodzakelijk acht, maar minimaal één maal per twee maanden gedurende het ACLO-jaar.

Artikel 7: Bestuursverkiezingen: zie artikel 6 van de statuten.

Artikel 8: Het bestuur en de ledenvergadering zijn bevoegd tot het instellen van één of meerdere commissies. De instelling van een commissie en de taakbeschrijving dient bekend te worden gemaakt via het cluborgaan of via het mededelingenbord. Een commissie is te allen tijde verantwoording schuldig aan de ALV.

Hoofdstuk 3: De leden

Artikel 9:
a. Nieuwe leden dienen zich schriftelijk via het aanmeldingsformulier aan te melden bij de secretaris. De aanmelding is geldig wanneer het formulier geaccepteerd en schriftelijk of per mail bevestigd is door de secretaris.
b. Het lidmaatschap loopt tot wederopzegging. De opzegging dient schriftelijk of per email voor 1 augustus van het daaropvolgende collegejaar te zijn gedaan bij de secretaris. De secretaris stuurt een mail ter bevestiging van de opzegging.
c. Leden hebben de mogelijkheid de contributie te betalen door middel van automatische incasso of contant (gelijk met het aanmeldingsformulier). Contant betalen in het daarop volgende collegejaar, dient te geschieden voor 1 december van het betreffende collegejaar.
d. Wanneer de contributie niet tijdig wordt voldaan kan het bestuur besluiten tot beëindiging van het lidmaatschap.
e. Het bestuur heeft de mogelijkheid om bij het niet voldoen aan de bovengenoemde eisen een incassobureau in te schakelen. De kosten hiervan zijn voor het lid.

Artikel 10: Opzegging van het lidmaatschap door het bestuur kan geschieden als een lid niet voldoet aan de in de statuten aan het lidmaatschap gestelde eisen en voorts indien hij de financiële verplichtingen jegens de vereniging niet nakomt.

Artikel 11: Ieder lid wordt geacht het huishoudelijk reglement en de statuten te kennen. Het bestuur zorgt ervoor dat er een exemplaar van het huishoudelijk reglement ter inzage ligt in de dojo.

Artikel 12: Mededelingen op het verenigingsbord, dat hangt in de hal van het sportcomplex, worden geacht bij de leden bekend te zijn.

Artikel 12A: Ledenadministratie
a. De secretaris beheert de ledenadministratie. Alleen het bestuur heeft de beschikking over deze administratie.
b. Commissarissen krijgen van de secretaris een overzicht van de voor hen relevante gegevens, zulks ter beoordeling van het bestuur
c. Leden dienen altijd wijzigingen van adres, telefoonnummers en andere personalia onverwijld schriftelijk of per elektronisch bericht door te geven aan de secretaris.
d. De ledenadministratie zal niet geheel of gedeeltelijk beschikbaar zijn voor derden met uitsluitend commerciële doeleinden.
e. Zowel leden als derden die over gegevens willen beschikken van de ledenadministratie dienen zich hiervoor bij het kernbestuur te melden en een met redenen omkleed verzoek te doen. Het kernbestuur beslist vervolgens over het verzoek.

Hoofdstuk 4: Vergaderingen

Artikel 13: Ledenvergadering
a. Elk lid heeft één stem. Ieder lid kan een ander lid volmachtigen om voor hem of haar te stemmen. De volmacht dient bij de aanvang van de vergadering aan het bestuur gemeld te worden door de gemachtigde. Deze dient een ondertekend bewijs van machtiging te tonen.
b. Bij mondelinge stemmingen brengt de voorzitter het laatst zijn stem uit. Een onthouding is een geldige stem. Blanco stemmen worden verondersteld niet te zijn uitgebracht. Stemming bij acclamatie is alleen geldig als indien er geen tegenvoorstellen, respectievelijk tegenkandidaten zijn ingekomen, indien het voorstel daartoe van de vergadering uitgaat en indien niemand zich daartegen verzet.
c. Over onderwerpen welke niet op de agenda staan kunnen geen besluiten worden genomen. Voor de aanvang van de ALV kunnen leden voorstellen indienen bij de secretaris. Het bestuur bepaalt of het voorstel dan of op de volgende ALV behandeld wordt.

Artikel 14: Op de jaarvergadering worden in elk geval de navolgende punten behandeld: Jaarverslag van de secretaris, balans, eindafrekening lopend verenigingsjaar, jaarverslag van de penningmeester, begroting, decharge van het oude bestuur en tijdig ingekomen voorstellen van leden. De balans, de eindafrekening lopend verenigingsjaar, de begroting, de decharge van het oude bestuur en de benoeming van het nieuwe bestuur dienen goedgekeurd te worden.

Hoofdstuk 5: Het cluborgaan

Artikel 15: Er moet een cluborgaan zijn, de naam hiervan is: "De Klopgeest". Het bestuur dient ervoor te zorgen dat het cluborgaan minstens drie, maximaal vier maal per jaar, regelmatig verspreid over dat jaar, verschijnt. Daartoe kan er een redactiecommissie worden ingesteld, met een eindredacteur, die zorg draagt voor het inhoudelijke gedeelte van het cluborgaan. In het cluborgaan moeten de volgende zaken worden vermeld: bestuursmededelingen, aankondigingen van toernooien, ALV's, ingezonden stukken die ondertekend zijn en activiteiten van de vereniging.

Hoofdstuk 6: Wedstrijden en activiteiten

Artikel 16: Het bestuur dient zorg te dragen voor tenminste vier maal per jaar een clubborrel en minimaal één sportstage per jaar. Het bestuur kan hiertoe een activiteitencommissie instellen.

Artikel 17: Elk lid dat de judosport beoefent en regelmatig op de training verschijnt, kan in aanmerking komen voor een plaats in het wedstrijdteam. Het bestuur is verantwoordelijk voor de opstelling van enig wedstrijdteam en kan naar eigen inzicht de opstelling delegeren. Hierbij speelt een rol: de resultaten van wedstrijden en toernooien en eventueel selectie wedstrijden.

Artikel 18: Clubdag.
Elk jaar moet het bestuur clubkampioenschappen organiseren. De datum hiervoor ligt tussen 31 januari en 1 augustus.

Hoofdstuk 7: Overige huisregels

Artikel 19: Huisregel dojo.
De leden moeten op gepast schoeisel, dat wil zeggen niet op blote voeten, naar de zaal toelopen ter bevordering van de hygiëne op de mat. Bestuursleden kijken toe op naleving van deze regel.

Artikel 20: Alle gegevens over verenigingszaken, de Judo Bond Nederland, het archief, Vademecum en ACLO liggen ter inzage bij het bestuur. Leden zijn gerechtigd om deze gegevens in te zien.

Artikel 21: ACLO.
a. De leden dienen in het bezit te zijn van een geldig toegangsbewijs voor de ACLO. Zij moeten zich houden aan de huisregels van de ACLO.
b. Leden die niet in het bezit zijn van een geldig toegangsbewijs moeten alle daarmee gepaard gaande kosten voor de vereniging, betalen.

Artikel 22: Bondslidmaatschap
a. Leden die judo of ju-jitsu beoefenen moeten lid zijn van de Judo Bond Nederland.
b. Leden die karate beoefenen moeten lid zijn van de International Okinawan Goju-ryu Karate-do Federation.

Artikel 23: In alle gevallen waarin dit huishoudelijk reglement niet voorziet, beslist het bestuur of de ALV, voor zover niet in strijd met de statuten.